Comme je le disais dans un précédent article, la gestion des emails pourrait vous bouffer 10 ans sur l’ensemble de votre carrière. Autant que possible, il convient alors de mettre en place certaines règles pour bien gérer ses mails.
Chaque E-mail dans votre boite de réception vous demande un minimum d’attention et donc, du temps. Certes les filtres et règles de messagerie vous aide à classer rapidement les mails, comme c’est le cas pour les newsletters et autres mails redondants (liés à un projet par exemple).
Toutefois, les règles automatisées ne pourront pas déterminer à votre place l’importance de vos mails. Ces messages demandent l’intervention de votre boite à penser car, malheureusement, tout n’est pas encore automatisable.
Pour gérer facilement vos mails il vous faudra évaluer la réponse à donner à chaque message (envoyer un mail, faire une tâche, sauvegarder une info,…) et convertir cette évaluation en une action. La solution proposée ci-dessous est en grande partie inspiré de la méthode GTD. Il se peut qu’elle ne corresponde pas exactement à vos besoins mais sera sans doute une bonne base de travail, au besoin : adaptez là !
La méthode de gestion des emails
Commencez par vous créer quelques dossiers de bases, il vous serviront à classer vos messages en fonctions des actions à mettre en œuvre.
Inbox (boite de réception)
Ici seront stockés vos mails non lus et non traités uniquement, c’est à dire très peu de mails.
@Respond
Pour les messages qui demandent de courtes réponses de moins de 5 minutes. Faites-y un tour assez régulièrement et répondez (en moins de 5 minutes) aux mails ci trouvant. A dire vrai, je n’utilise que très rarement ce dossier, généralement si une réponse doit me prendre moins de 5 minutes, je la rédige immédiatement.
@Action
Pour les emails qui demandent un peu plus qu’une réponse rapide, par exemple faire une réponse détaillée, des recherches, coordonner un RDV, une tâche…
@Hold
Pour les mails que l’on souhaite conserver (les codes de connexion à un site, le suivi d’un colis, etc.) dont vous allez avoir besoin dans les jours qui suivent leur réception. Attention : votre boite mail n’est pas un lieu de stockage, sauvegardez les éléments le plus rapidement possible sans les laisser squatter votre messagerie Ad vitam æternam.
@WaitingFor
Les mails en attente d’une réponse ou action. Il conviendra de venir regarder cet espace assez régulièrement afin de suivre les mails/projets en attente de réponse.
@Archive
C’est l’endroit où vous allez archiver vos mails, créez des dossiers et sous dossiers pour vos projets / sous projets ou encore les sujets que vous traitez régulièrement.
Le triage des emails
Le triage des messages va devenir beaucoup plus facile une fois ces dossiers en place, à présent il vous faudra penser en terme d’action relative à chaque mail. S’il y a besoin de faire une action, faites-la tout de suite ou alors placer le message dans le bon dossier (pour une action différée). Dans le cas contraire, archivez le message ou effacez-le.
Dans le doute, posez-vous toujours la question : puis-je répondre à ce message ou agir immédiatement ? Si vous pouvez répondre immédiatement en moins de 5 minutes allez-y ! Dans le cas contraire, réfléchissez à l’endroit où vous allez stocker le message et revenez-y seulement lorsque vous aurez du temps pour le traiter.
Essayez de ne pas laisser une flopée d’emails non traités dans votre messagerie : c’est un comportement de fainéant qui invite à la procrastination et l’inaction.
Bonus : 5 règles simples pour une boite de réception propre
Si en plus de cela vous suivez les 5 règles ci-dessous, votre boite mail sera exemplaire :
- Si vous n’avez pas besoin de le lire immédiatement, le mail n’a rien à faire dans votre boite de réception
- Si vous y avez déjà répondu, le mail n’a rien à faire dans votre boite de réception
- Si le mail provient d’une source connu (une newsletter par exemple) il doit être automatiquement classé (via les règles de messagerie)
- Personne (ou presque) n’a besoin de regarder ses mails plus d’une fois par heure (souvent même, une fois toutes les 2 ou 3 heures)
- Répétez les opérations ci-dessus à l’infini.
La méthode qui m’a inspiré cet article a été décrite pour la première fois en 2005 sur le site MacWorld (En).
Et vous, des trucs et astuces à partager en matière de gestion des emails ?
